企业档案室建设方案【精简4篇】
企业档案室建设方案 篇一
随着企业的发展壮大，档案管理已成为一个重要的环节。为了保证企业档案的安全、完整和便捷的检索，建设一个高效的企业档案室是必不可少的。本文将从档案室的设计、设备选购和管理规范等方面，提出一套完善的企业档案室建设方案。
首先，在档案室的设计上，需要考虑到档案的存放量和存储方式。根据企业的实际情况，可以选择传统的纸质档案或者电子档案，或者两者兼备。对于纸质档案，可以根据存放量和分类情况，设计不同大小和高度的文件柜和书架，确保档案的有序存放和方便取用。对于电子档案，可以设置专门的服务器或云存储设备，确保数据的安全和备份。
其次，在档案室的设备选购上，需要选择适合企业需求的设备。对于纸质档案的存储设备，需要选择质量好、结构稳固的文件柜和书架。同时，可以考虑购买一些特殊功能的设备，如防火柜、防潮柜等，确保档案的安全性。对于电子档案的存储设备，需要选择可靠性高、存储容量大的服务器或云存储设备，并配备相应的备份设备，以防数据丢失。
最后，在档案室的管理规范上，需要建立一套科学、规范的档案管理制度。首先，需要制定档案的分类和编码规则，确保档案的有序存放和方便检索。其次，需要建立档案的借阅和归还制度，明确借阅权限和期限，防止档案遗失或滥用。同时，还应建立档案的保密制度，限制档案的查阅权限，确保信息的安全。
综上所述，企业档案室建设方案需要从设计、设备选购和管理规范等方面综合考虑。只有建立一个高效、科学的档案室，才能保证企业档案的安全和便捷的检索，为企业的发展提供有力的支持。
企业档案室建设方案 篇二
随着信息时代的到来，企业档案管理已经从传统的纸质档案向电子档案转变。为了更好地管理和利用企业档案，建设一个智能化的企业档案室是非常必要的。本文将从智能化设备的选购、电子档案管理系统的建立和安全保障等方面，提出一套创新的企业档案室建设方案。
首先，在智能化设备的选购上，可以考虑购买一些高科技的设备，如智能化文件柜和仓库管理系统。智能化文件柜可以通过感应器和密码锁等技术，实现对档案的自动存放和取用，提高工作效率。仓库管理系统可以通过RFID技术，实现对档案的实时跟踪和管理，提高档案的安全性和可控性。
其次，在电子档案管理系统的建立上，可以采用云端存储和大数据分析技术，实现对电子档案的集中管理和智能化分析。云端存储可以实现档案的远程访问和共享，提高工作的灵活性和效率。大数据分析可以通过数据挖掘和机器学习等技术，实现对档案的智能分析和利用，为企业的决策提供有力的支持。
最后，在安全保障方面，需要采取一系列措施，确保档案的安全和完整。首先，需要建立严格的权限管理制度，限制档案的查阅和修改权限，防止档案的滥用和篡改。其次，需要建立健全的数据备份和恢复机制，保证档案的可靠性和可用性。同时，还需要加强网络和设备的安全防护，防止黑客攻击和数据泄露。
综上所述，企业档案室建设方案需要从智能化设备的选购、电子档案管理系统的建立和安全保障等方面综合考虑。只有建立一个智能化、安全可靠的档案室，才能更好地管理和利用企业档案，为企业的发展提供有力的支持。
企业档案室建设方案 篇三
一、指导思想
加强档案的集中统一管理，保证公司档案的完整、准确;确保档案的安全和有效利用，提升整体服务功能。
二、档案管理工作
(一)档案材料的收集
建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限;对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全;及时催办整理完成的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档，并做好台帐管理。
(二)档案的归档、立卷与管理
依据档案来源、时间、题目、内容顺序分成若干层次和类别进行分类。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件、请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。
每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料;对破损和褪色的'材料进行修补和复制。
(三)档案的保管
防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全;公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀等工作。
(四)档案的鉴定分类
从档案的内容、来源、时间、名称等方面鉴别档案的价值，以鉴定量分重点保管和一般保管。重点保管档案应设立专人专柜保管， 并按档案保管期限分永久、长期、短期三种以确保档案的价值。
(五)档案借阅、利用工作
凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经主管领导签批后方能调阅。
案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。借阅期限不得超过三个星期，到期归还;如需再借，应办理续借手续。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
本公司内档案管理的利用方式有：
1、提供档案原件;
2、提供档案复印件;
3、提供文献索引资料。
4、档案管理部门应主动向各部门员工提供公司档案编研信息服务。
三、档案室工作职责：
1、完成文书档案、声像档案、规划档案、基建档案、
房产档案，在每年的规定时间(即每半年)完成档案的接收(收集)、整 理、分类、归档等工作。
2、做好室藏建设。一是整理档案库房，达到规定要求。二是将档案管理的相关制度上墙，整理好的各类档案上架入库保管。
3、开展档案开发利用工作，办理借阅与咨询;积极开发档案信息资源，为本公司工作服务。
4、维
护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作，对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，提请公司予以处理，对保护档案有功者，提请公司给予表彰。
5、做好档案信息编研工作。编写全宗介绍、立卷、说明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编，整理专题汇集、发文汇集等参考资料，收集统计档案工作基本情况，编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。
企业档案室建设方案 篇四
一、硬件设施
1.库房要求：库房应达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物。
2.装具：可选用封闭式箱柜、单柱式固定架、复柱式固定架、积层架、活动式密集架、卷皮和卷盒等。
3.设备：档案保管的技术设备：灭火器、温湿度计、除湿器、装订机、防虫药、照相机、移动硬盘。基础设备：防光窗帘、铁窗、铁门、办公桌椅。
4.办公用具：电脑、铅笔、橡皮擦、夹子、剪刀、美工刀、直尺、胶水、双面胶、透明胶、储物柜。
二、档案管理方法
1.规划出档案分类方法：
(1)第一大类，项目档案分为四类，①建设费用类，将可形成固定资产的项目全部划入此类;②生产材料采购类，包括原材料、燃料、添加剂、化工品等可直接形成产品成本的合同;③销售收入类;④其他类。
(2)第二大类，人事档案分为六类，①招聘面试入职资料(含员工个人信息及相关证照);②每月考核资料;③培训资料(培训台账等);④薪资标准资料;⑤员工工作计划及总结等;⑥劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签订的合同。
(3)第三大类，行政工商档案分为四类，①工商资料(章程、执照正副本、组织机构代码证正副本、法人身份证复印件等);②财务资料(验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等);③生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等;④房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等。
2.档案的编号：根据年份类别自001开始连续编号，根据合同发生时间先后顺序编排纸质档案和电子档案。如2014-JS-001为20**年第一份建设合同。
3.公司下设董事长、执行董事、总经理、财务总监、生产总监、财务部、生产部、行政人事部、业务部等部门，对各职能机构档案的数量以及更新速度有个初步的了解，根据具体情况，把档案室合理划分出若干个科室。
4.档案的收集：公司各部门把非现行且具有价值的文件统一移交到档案室，同时规定，以后各机构应随时把需要归档的文件移交到档案室，并做好登记。
5.档案使用过程中的维护和保护，首先做好“八防”，防火、防水、防霉、防虫、防光(使用白炽灯)、防尘、防盗。然后是定期检查，清点。
6.鉴定与销毁，对档案应进行定期的价值鉴定，依情况一年或者半年一次。
7.档案利用，原则上只对公司内部服务，档案的进出使用要有登记，以便备查。
8.条件允许的话，可将档案进行数字化，建立档案库。
