办公室秘书的电话礼仪常识(通用3篇)
办公室秘书的电话礼仪常识 篇一
电话是办公室秘书工作中必不可少的沟通工具之一。作为办公室秘书，我们需要具备良好的电话礼仪常识，以确保电话交流的高效和专业。以下是一些办公室秘书的电话礼仪常识，帮助大家提高电话沟通的质量。
1. 接听电话
接听电话时，要用清晰、自信的声音回答，简单自我介绍并询问对方需要什么帮助。如果需要时间来查找信息或转接电话，应先向对方说明，并尽快处理。在等待期间，可以使用专业礼貌的用语，如“请稍等，我会尽快为您处理”。
2. 电话礼仪
在电话交流中，要注意语速、音量和语气的控制。语速应适中，不要过快或过慢，以保证对方听清楚。音量要适中，不要太大或太小。语气要友好、礼貌，尽量保持微笑，即使对方是不礼貌的。不要随意打断对方讲话，要耐心听对方说完再回答。
3. 电话保密
作为办公室秘书，我们经常接触到一些敏感的信息。在电话交流中，要特别注意保护这些信息的机密性。不要在电话中透露任何敏感信息，如客户的个人信息或公司的商业机密。如果接到询问敏感信息的电话，要礼貌地回答无法透露，并建议对方通过其他途径进行咨询。
4. 回复电话
办公室秘书需要及时回复电话，不要让对方等待太久。如果无法立即回复，要及时通过邮件或短信告知对方，并说明何时能够回复。尽量不要让电话进入语音信箱，因为这会让对方感到被忽视。在回复电话时，要注意用语准确、简洁，不要拖泥带水。
5. 结束电话
在结束电话时，要用礼貌的用语告知对方感谢他们的来电，并询问是否还有其他需要帮助的事情。如果需要将电话转接给其他人，要先征得对方的同意，并在转接前简单介绍一下对方的身份和需要。
以上是办公室秘书的电话礼仪常识，希望对大家有所帮助。通过遵守这些常识，我们可以提高电话沟通的效率和质量，展示出专业和友好的形象，为公司树立良好的形象。
办公室秘书的电话礼仪常识 篇二
作为办公室秘书，我们经常需要通过电话与客户、同事或其他合作伙伴进行沟通。良好的电话礼仪是提高沟通效果和维护良好关系的关键。以下是一些办公室秘书的电话礼仪常识，帮助大家在电话交流中表现出专业和友好的形象。
1. 接听电话
接听电话时，要保持良好的姿态和声音。回答电话时，用清晰的声音自我介绍，并询问对方需要什么帮助。如果需要时间来查找信息或转接电话，应先向对方说明，并尽快处理。在等待期间，可以使用礼貌的用语，如“请稍等，我会尽快为您处理”。
2. 语速和音量
语速应适中，不要过快或过慢，以确保对方听清楚。音量要适中，不要太大或太小。要注意语气的友好和礼貌，尽量保持微笑。不要随意打断对方讲话，耐心倾听对方的需求，并在回答时使用专业用语。
3. 敏感信息保密
作为办公室秘书，我们经常接触到一些敏感的信息。在电话交流中，要特别注意保护这些信息的机密性。不要在电话中透露任何敏感信息，如客户的个人信息或公司的商业机密。如果接到询问敏感信息的电话，要礼貌地回答无法透露，并建议对方通过其他途径进行咨询。
4. 及时回复电话
办公室秘书需要及时回复电话，不要让对方等待太久。如果无法立即回复，要及时通过邮件或短信告知对方，并说明何时能够回复。尽量不要让电话进入语音信箱，因为这会让对方感到被忽视。在回复电话时，要注意用语准确、简洁，不要拖泥带水。
5. 结束电话
在结束电话时，要用礼貌的用语告知对方感谢他们的来电，并询问是否还有其他需要帮助的事情。如果需要将电话转接给其他人，要先征得对方的同意，并在转接前简单介绍一下对方的身份和需要。
通过遵守这些电话礼仪常识，办公室秘书可以提高电话沟通的效率和质量，展示出专业和友好的形象。良好的电话礼仪不仅有助于提高工作效率，还可以建立良好的工作关系和公司形象。因此，办公室秘书应积极学习和应用电话礼仪常识，为公司的发展做出贡献。
办公室秘书的电话礼仪常识 篇三
办公室秘书的电话礼仪常识
在日常工作中，掌握了接听电话的礼仪，
接电话技巧：
■用左手接听电话，右手边准备纸笔，便于随时记录有用信息。
听到电话铃响若是嘴里在吃东西应该停止，若是在与同事打闹嬉戏也应等情绪平稳后再接电话，不要边吃东西边打电话，应该停止一切不必要的动作，电话铃响三声之内必须接听。
在接到电话时首先要问候，如果接听电话晚了应该向客人道歉，问候时声音要有精神。
然后自报家门，外线报哪个公司，内线报哪个部门，电话交谈时要配合肢体动作如微笑、点头;讲话的声音不要过大，声调不要太高，话筒离口的距离不要过近，注意倾听，并时不时的说些“嗯”、“是”、“对”、“好”之类的短语。
■通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。
■接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
■接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。
■当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。
不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。
■当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。
未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
■在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。
■要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。
■听不清楚对方说话的.内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。
■如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问："对不起，请问您是哪位?"
■如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。
■挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。
电话礼仪之留言技巧
致：即给谁的留言
发自：谁想要留言
日期：最好也包括具体时间
记录者签名：有助于寻找线索，或弄清不明白的地方
内容：简单技巧
如果接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，要询问清楚对方的姓名和大概意图，然后说帮您找一下。
将所了解的情况告诉你的上级，由他判断是否接电话。
打电话时，列出要点，避免浪费时间。
在打电话之前，要准备好笔和纸，不要吃东西、喝水或抽烟，要保持正确的姿势。
如果你找的人不在，可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话，同时，要将自己的电话号码和回电时间告诉对方。
在给其他部门打电话时，要先报部门和姓名，这样可以避免对方因为询问你的情况而浪费时间。
