合同档案管理制度【经典6篇】
合同档案管理制度 篇一
合同档案管理制度的重要性及实施方法
合同是企业与其他组织或个人之间达成的法律约定，对于企业的运营和发展具有重要作用。而合同档案管理制度则是指为了保障合同的执行和维护企业的合法权益，对合同文件进行管理和归档的制度。合同档案管理制度的建立与实施对于企业来说具有重要意义。
首先，合同档案管理制度的建立能够提高企业的合同管理效率。在日常业务中，企业往往需要处理大量的合同文件，如若没有合理的管理制度，这些文件很容易遗失或混乱，给企业的运营带来不必要的困扰。而通过建立合同档案管理制度，企业可以对合同文件进行分类、整理和归档，使得合同的查阅和管理更加方便快捷，从而提高合同管理的效率。
其次，合同档案管理制度的实施有助于降低企业的风险和纠纷。在合同的执行过程中，如果出现争议，企业需要提供相关的合同文件作为证据。如果没有建立合同档案管理制度，企业可能无法及时找到相关的合同文件，从而导致无法提供有效的证据，增加企业的风险和纠纷。而通过建立合同档案管理制度，企业可以定期对合同文件进行备份和归档，确保合同文件的完整性和可靠性，减少因合同纠纷而给企业带来的损失。
此外，合同档案管理制度的实施对于企业的合规经营也具有重要作用。根据相关法律法规的要求，企业需要对合同文件进行合规性审查和管理。通过建立合同档案管理制度，企业可以对合同文件进行审查和归档，确保合同文件的合规性，避免因合同违规而给企业带来的法律风险和经济损失。
在实施合同档案管理制度时，企业可以采取以下几个步骤。首先，建立合同档案管理制度的组织架构和职责分工，明确各个部门和人员在合同档案管理中的责任和义务。其次，制定合同档案管理的工作流程和标准，明确合同档案的分类、整理和归档的具体要求和步骤。然后，配备专门的合同档案管理人员，负责合同档案的管理和归档工作，确保合同档案管理制度的有效执行。最后，定期进行合同档案的审查和检查，发现问题及时进行整改和改进，保证合同档案管理制度的持续运行和改进。
综上所述，合同档案管理制度的建立与实施对于企业来说具有重要意义。它能提高合同管理的效率，降低企业的风险和纠纷，并有助于企业的合规经营。在实施合同档案管理制度时，企业应明确组织架构和职责分工，制定工作流程和标准，配备专门的管理人员，并定期进行审查和检查，确保制度的有效执行和改进。只有这样，企业才能更好地保护自己的合法权益，实现可持续的发展。
合同档案管理制度 篇二
合同档案管理制度的优化与创新
随着社会经济的不断发展，合同管理在企业中的重要性日益凸显。合同档案管理制度作为一种重要的管理制度，需要不断优化与创新，以适应企业发展的需求和变化。
首先，合同档案管理制度应与信息技术相结合，实现电子化管理。传统的合同档案管理往往需要大量的纸质文件，不仅占用大量的空间，还容易造成合同文件的遗失和混乱。而通过应用信息技术，如电子文档管理系统，可以将合同文件数字化，实现在线管理和查阅，提高合同管理的效率和准确性。同时，电子化管理还可以实现合同信息的共享和协同，方便各部门之间的沟通和协作，提高企业整体的管理水平。
其次，合同档案管理制度应注重合同数据的分析和利用。合同档案中蕴含着大量的数据和信息，这些数据和信息对于企业的决策和经营具有重要价值。通过合同数据的分析和利用，企业可以了解合同的执行情况、合同的风险和纠纷情况等，为企业的决策和经营提供有力的支持。例如，通过对合同数据的分析，企业可以识别出合同执行中存在的问题和风险，及时进行调整和改进，降低企业的风险和损失。
此外，合同档案管理制度应强化合同管理的监督和评估。监督和评估是保证合同管理制度有效运行的关键环节。通过对合同管理过程和结果的监督和评估，可以发现问题和不足，及时进行改进和调整。例如，可以建立合同管理的考核指标和评价体系，定期对合同管理的执行情况进行评估，发现问题和不足，采取相应的措施进行改进。
最后，合同档案管理制度应加强与外部环境的对接和协调。合同管理往往需要与供应商、合作伙伴、客户等多方进行沟通和协作。通过加强与外部环境的对接和协调，可以实现合同管理的协同和互动，提高合同管理的效率和效果。例如，可以建立与供应商和客户之间的电子合同平台，实现合同的在线签署和管理，减少合同管理的时间和成本。
综上所述，合同档案管理制度需要不断优化与创新，以适应企业发展的需求和变化。在优化与创新合同档案管理制度时，应与信息技术相结合，实现电子化管理；注重合同数据的分析和利用，提高决策和经营的水平；强化合同管理的监督和评估，发现问题和不足，及时改进；加强与外部环境的对接和协调，提高合同管理的效率和效果。只有不断优化与创新合同档案管理制度，企业才能更好地管理和利用合同，实现可持续的发展。
合同档案管理制度 篇三
随着社会一步步向前发展，需要使用制度的场合越来越多，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，以下是小编帮大家整理的合同档案管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
合同档案管理制度 篇四
1.目的：
加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围：
适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责：
3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：
4.1归档内容分类：
4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：
4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：
4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：
4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。
4.4档案销毁
4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。
4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。
4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。
合同档案管理制度 篇五
为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。
1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整理事记等。
2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。
3、档案的查阅：
(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用，必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。
(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况，必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。
4、档案的保护：
(1)查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。
(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如确实需要抄录和复制，必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。
(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则，对责任人每次罚款200元。
(4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款。如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。
5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。
6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露秘密。否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。
7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案，进行微机管理，并确保查询打印的资料完整准确无误。
8、档案管理员每年1-2月份对公司上年度在微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝，标明名目后，存档备查。
合同档案管理制度 篇六
一、档案资料
招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。
二、归档及备案时间
总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。
监管机构资料备案时间：
1、电子资料
电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书 、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。
2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。
2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。
2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：
2.2.1盒内目录
2.2.2备案资料
2.2.3招标文件
2.2.4投标文件正本
2.2.5中标通知书
2.2.6资料移交登记表
2.2.7客户反馈意见表
2.2.8其它资料
成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。
公开招标采购归档盒内目录：
邀请招标采购归档盒内目录：
